レシートをスマホで撮影、スキャナで取込…実際どうなの?

皆さんこんにちは。税理士の永岡玲子です。

 

秋ですね…ようやく。(^_-)-☆
何だかんだと地域や学校の行事があったりして気ぜわしい季節でもありますが
暑さに向かっていかない、この涼しい気温の変化が私は好きです!

 

さて、今日は会計ソフトの進化ということについて。

 

スキャナで取り込み。スマホで撮影。

 

その領収書画像、会計ソフトに自動取込できます。

 

オンラインで使うクラウド会計ソフトでも、ソフトを自分で買って
インストールして使うタイプの会計ソフトでも、今やこういう機能が
当たり前のようについてくるようになりました。

 

でもこれって、実際使ってみたことありますか?
最初の設定が難しそうだから、試していない人も多いのでは?

 

なので、今日は実際の処理画面をご紹介します。

 

クラウド会計ソフトの例として、freee、MFクラウド
インストール型ソフトの例として、弥生会計
この3つの会計ソフトの実際の画面をお見せしましょう。

 

ソフトによって若干画面の印象は違いますが、まずはfreee。
私のサンプルデータです。

↓  ↓  ↓

 

弥生会計でも、同じようなことができます。
↓  ↓  ↓

 

 

 

なお、上記2つは「スキャナで領収書取込」をした結果の画像です。
スマホ撮影して取り込むと、こんな感じです。
これはMFクラウドでお見せしましょう。

↓  ↓  ↓

 

 

で、これで何もかも完了しているかというと、
そうではないので注意が必要です。freeeで見てみましょう。

 

 

スキャナで取り込んだので画像はきれいなのですが
会計ソフト側ではこのように、「勘定科目」をどうやら
自動判定してくれなかったようですので、ここは自分で正しい
項目を選んで登録ボタンをクリックしないといけません。

 

スマホで撮影したものはどうだったのでしょうか?
MFクラウドで見てみましょう。

 

 

勘定科目は自動で判定してくれたようです。
(ガソリン代だったので、旅費交通費となっています。)

 

ガソリン代って、「旅費交通費」のほか、「燃料費」や
「車両関連費」などの勘定科目でもいいんですけどね。
それよりも、金額を読んでくれていません…。((+_+))

 

なので、やはり自分で手入力で修正します

 

 

でも、外出していることが多く、なかなか財布やカバンにたまった
レシート類を処理できずにいる人などは、こういう活用方法もあるかと。

 

とりあえず、写メとっとく。

↓  ↓  ↓

あとで時間がある時にレシート画像見ながら処理。

 

 

さらに、この「手入力で修正」ということからも解放してくれる
システムがありますので、実は当事務所はこれを導入しています。
Streamed(ストリームド)というシステムです。

↓  ↓  ↓

 

 

要は、自動判定しきれない部分をデータセンターの方々が
処理してくださるという素晴らしいシステムです。

(^^)/

 

領収書だけではなく、請求書などもアリ。
データをアップロードすると、1日後くらいにこんなメールが
届きます。

 

ここからきれいになったデータをダウンロードすれば
かなりの時短になります。本当に、助かっています!!

 

 

このように会計システムが進化してくれているおかげで、
税理士本来の強みであり、当事務所が最も得意としている下記のような
サービスに力を注ぐことが出来ています。

↓  ↓  ↓

・経営に関する相談
・納税の予想
・節税アドバイス

 

 

今後、消費税の税率が「8%と10%」になり、インボイス制度も
導入されていくとなると、もうこのようなシステム抜きには税理士業務の
効率化はできないのでは?と思っています。

 

 

そうそう、最後にもう一つ。
お客様側では、このようなシステムを熟知する必要はないですよ!

 

 

スマホの仕組みを全部知る必要がないのと同じで、分からないときは
顧問税理士に気軽に尋ねるか、任せるかして下さい。
経営者様は本来の業務に力を発揮してくださるのが一番です。

 

 

では、長くなりましたが今日はこのへんで。

^^) _旦~~


2018年10月6日 11:03 AM | カテゴリー: クラウド会計, 会社経営のヒント, 確定申告

会計ソフトへ一発取り込みできる、Excel 現金出納帳の使い方

弥生一発取込(現金帳)操作マニュアル (←文字をクリックして下さい。)

freee一発取込(現金帳)操作マニュアル (←文字をクリックして下さい。)

 

皆様こんにちは。税理士の永岡です。

顧問先専用ページにアップロードしている、Excelに入力した内容が弥生会計やfreeeへ

取り込みできる、「かんたんな現金支出の帳簿」ですが、これが、操作マニュアルです。

 

顧問先 様でない人も、一度、このマニュアルのぞいてみて下さい。

へー、こんなツールがあるんだ…。と、当事務所のサービスの一端を垣間見て頂ければと存じます。

 

(‘◇’)ゞ


2016年6月3日 8:40 AM | カテゴリー: クラウド会計, 確定申告, 開業支援

こうすればfreeeが使いやすくなる

みなさんこんにちは。税理士の永岡玲子です。

爽やかな風薫る5月!…年中こんな気候だったら最高なんですけどね。(^-^;

 

 

さて、前回に引き続き、今日もクラウド会計ソフトのお話。

当事務所がクラウド会計ソフト「freee」を導入してもうすぐ1年になろうとしています。

 

当事務所ではfreeeも弥生会計も両方使っています。二刀流ですね。!(^^)!

例えば、freee をお使いのお客様の会計データを扱うとき、時としてこんな感じにしています。

 

freee  … お客様がラクに会計処理をするためのツール。

 

弥生会計 … freee の取引を読み込み、ちょっと高度な処理・チェックをするためのツール。

 

だって、freee ってそもそも、従来の会計ソフトと発想が違うんですもの。

「入力作業そのものをなくしていく」というコンセプトなので、多少は入力しづらい部分が

あったとしても、そこは私達のようなプロが、プロが使いやすいと思うソフトで何とか

チェック・訂正すればいいや! と思って使っています。

 

とはいっても、freee だけを使って入力作業もされるお客様にとっては、多少なりとも

使いやすさが向上したほうが良いにこしたことはないですよね。

 

よって、今日は「 freee を使いやすくする工夫」の1つをご紹介していきます。

 

 

※**~※**~※**~※**~※**~

 

 

「どの項目(勘定科目)を選んだらいいのか分からない。」

「この支出の内容にピッタリ合う項目(勘定科目)が無い。」

 

こういう時、よくありますよね。他の会計ソフトでもそうなんですが、こういう場合は

「オリジナルの項目(勘定科目)」を自分で作ってしまえばいいんです。(^_-)-☆

 

「設定」から、「勘定科目の設定」というところをクリックすると、こんな画面に

なります。

freee活用3

 

右上のほうに「新しい勘定科目を登録」ってありますよね。クリック!

↓  ↓  ↓

freee活用4

 

 

ここで、好きな項目を作ってしまいましょう。例えばこんな感じで。

freee活用5

 

そうそう、項目の名前を登録しただけで安心してはいけませんよ。(重要)

勘定科目には、決められたカテゴリーがあります。

自分好みの勘定科目って、たいてい「経費」に関するものであることが多いです。

 

なので、カテゴリー部分は99%、変更するはめになると思っておいて下さい。

こんな感じで。「損益計算書」の「経費」ってところを選びましょう。

 

freee活用6

 

 

 

カテゴリー登録したら、次に注目するのはここ。

 

freee活用7

 

「イベント開催費」という科目で決算書にそのまま表示してもいいですよ。

ただ、決算書って税務署に見せるものだし、そこまで具体的な科目名をたくさんのせると

何だか決算書がごちゃごちゃするな…、というなら、こんな風に

 

「 会計ソフトの入力画面ではイベント開催費、決算書に出る名前は広告宣伝費。」

 

という使い分けをするとスッキリしますよ。

 

 

 

で、あともう一息。ここも要チェック!!

 

freee活用8

 

消費税の課税区分です!

今、登録した「イベント開催費」って、経費ですよね。

なのに、ここは収入や売上の項目で使う消費税の課税区分になってしまっています。

 

・・変えましょう。(^^)/

 

 

freee活用9

 

今回の例ではイベント開催費という広告宣伝費的な性格の支出項目なので、

消費税の課税区分は「課税対応仕入」、つまり「課対仕入」にしています。

 

経費すべてが「課対仕入」ではありませんよ~。

プロである税理士に確認するか、ご自分で調べるかして、科目の性質にあった正しい

消費税区分を登録しましょうね。(重要)

 

ここまでできたら、「保存」してOK。

下記の設定は、してもしなくてもよいです。

freee活用10

 

未払いとかじゃないし! 現金か、カード払いなんだけど! って思うでしょうけど、

ここは入力するときに「もう払ったのか、まだ払ってないのか」選べるから、ご心配なく。

 

保存し終わったら、こんな感じで入力できますよ。

 

freee活用11

 

お疲れさまでした。(^^♪

 

 

※**~※**~※**~※**~※**~

 

 

なんか、長くなってしまってすみませんねぇ。

対面で画面お見せしながらしゃべる方が、分かってもらえるのは承知の上で

よく聞かれることだったので、ブログで書くことにしました。

 

ではまた…。($・・)/~~~

 


2016年5月21日 9:12 AM | カテゴリー: クラウド会計, 確定申告, 開業支援

クラウド会計ソフトって、使いやすいの?

皆さんこんにちは。税理士の永岡玲子です。

おかげ様で個人の方々の確定申告業務も落ち着き、少しほっとしております。(#^^#)

 

で、前々からお客様によく聞かれていたこの質問。

「クラウド会計ソフトって、実際どうなんですか?使いやすいんですか?」

 

私の答え、最初の第一声。「それを使う人にもよります。」

 

…って、それだけかい!! ( `ー´)ノ となりますよね。はい、すみません。

ちゃんと両者それぞれの特徴を取り上げてお話します。

でも、全部の特徴を述べて比較するとめっちゃ長くなるので、ここはざっくりとね。

(※以下、あくまで個人の感想です。)

 

まず、当事務所で導入しはじめたクラウド会計ソフト、freee について。

実際の画面はこんな感じ。

↓  ↓  ↓

freee2

実はこれ、お客様への説明用に作ったテストデータなので中身がぎっしり入力されている

わけではありません。ただ、イメージとしては「こんな感じ」です。

 

画面の左側に「銀行」という欄があって、その下に緑色で「同期中」という表示が

出ているのが分かりますか? 実はこれ、ネットバンキングに自動でアクセスして銀行の

入出金明細を会計ソフトに自動で取り込んでいるんです。

 

自動で取込処理するので、通帳の中身を1つ1つ自分で入力する手間は要りません。

その代り、ネットバンキングのIDなどをこの「クラウド会計ソフト」に登録する必要が

あるんですけどね…。

 

それって抵抗あるんだけど! っていう人は、自動で同期処理という設定にするのではなく、

「手動」で取込しますっていう設定にすればOK。

 

一方、自分のPCにインストールして使う会計ソフトについて。

当事務所で主に使っている「弥生会計」の実際の画面はこんな感じ。

↓  ↓  ↓

yayoi

これも、テストデータです。弥生会計にも色々なグレードがありますが、これは「AE」という

プロ用のグレードの製品の画面です。…でも、この画面は他の「スタンダード」などの

グレードの製品とそんなに違わないですよ。

 

この画面に「スマート取引取込」とか、「MoneyLookの起動」というアイコンがあるのが

分かりますか?

 

実はこの機能を使って、ネットバンキングの入出金明細を自動で取り込むことが出来ます。

 

なので。

 

入力作業がラクかどうか、それは実はあんまり差がないように思います。

どちらかというと、クラウド会計ソフトの方が「そもそも入力作業を極力させない」という

発想で作られているのでネットバンキングの入出金明細を取り込むのは簡単かな、という

印象を受けました。

 

入力した後のチェック作業がラクかどうか、これはその人のチェックする視点・観点に

よるとしか言えない感じです。

 

私や、当事務所のスタッフの感想としては、慣れの問題もあるのかもしれませんが

PCインストール版の弥生会計の方が、入力した後のチェックをスムーズに行えています。

複式簿記の知識を持っているからでしょうか。

 

弥生会計は、簿記でいう「仕訳」、「振替伝票」といった画面表示のあり方が

とっても見やすく訂正もしやすい感じだと思います。

 

なお、どっちのタイプの会計ソフトでも、一旦使い始めたら変更できないかというと

そうではなく、途中で「こっちも使ってみよっか。」と、別の会計ソフトに乗り換えるのも

アリです。(※実際、そういうお客様のお手伝いもしております。)

 

肝心なのは、使いやすさよりもむしろ、「正しく入力するか」ということです。

!(^^)!

 

だって、そもそも経費に入れてはいけないものを必死で入力してはダメだし、

「え、こういうのも収入なの?」って感じで売上高が漏れていては何にもなりませんよね。

 

一人で悩まず、ネットで検索しすぎて疲れてしまうくらいなら私達のような税理士に

ご相談下さいね。(*^▽^*)

 

 

※ おまけ ※

 

このブログを書いている私の目に映っている風景です。

↓  ↓  ↓

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便利さを手に入れるということは、時代の変化の激しさも同時に味わうということ。

 

日頃、どんなに最先端の機器に囲まれて仕事をしていても、ふと素晴らしい空を見たときに

心がほぐれていくのは、変わらないものに対する安心感からでしょうか。

 

それでも、変えるべきものは変えていかないといけませんよね。

そうしないと現状維持どころか退化してしまうこともありますから。

 

そして、変えてはいけないものは守っていかないといけませんよね。

そうしないと人間そのものが不安定になりますから。

 

何事も、バランスが大事…かな。(※平凡な感想だけど。)

 

 

 


2016年3月26日 2:14 PM | カテゴリー: クラウド会計, 確定申告, 開業支援